Dzisiaj szybko, bo zapewne i tak nie masz za dużo czasu. Siedzisz już w domu na pracy zdalnej? Jak sobie poradzić z faktem, że nie masz zespołu/kolegów pod ręką? Internet (a w większości Google) oferuje na to dużo darmowych rozwiązań! Wystarczy poklikać.
- Rozmowy telefoniczne – jeśli nie chcesz marnować „minut” na telefonie GSM, to możesz używać do tego komunikatorów typu Facebook Messenger, Skype, czy Viber.
Jeśli jednak przerzucasz dane wrażliwe (uważaj na to, nie wysyłaj kompletu login i hasło za pomocą jednego sposobu komujnikacji [login wyślij e-mailem, hasło SMS’em]) to lepiej użyj Signal [uznaje się go za bezpieczniejsze rozwiązanie]. - Kalendarz. Stwórz sobie wspólny kalendarz.
https://calendar.google.com/calendar
Ten Googlowski można ustawić na telefonie, komputerze, udostępnić go współpracownikom… i niczego nie zapomnisz.
W jednym momencie możesz sprawdzić co i kto robi. Nie polecam, żeby w tym czasie „szef” był wyłączony spod wspólnego kalendarza. Jeśli chcecie mieć w firmie przejrzystość i drożność w projektach, to wszyscy musicie wiedzieć gdzie jesteście, co robicie, i ile Wam to wszystko zajmie czasu. - Wspólny dysk na pliki. Załóż sobie Dropbox, albo Google Drive. Wszystkie pliki którymi się dzielicie w firmie zakładajcie właśnie tam! bo…
(ALE NALEŻY TU PAMIĘTAĆ, ŻE JAK PLIK UDOSTĘPNI SIĘ PUBLICZNIE, TO MOŻE BYĆ ON ODNALEZIONY W SIECI!) - Word, Excel, PowerPoint… wszystko może być dostępne w Google Docs.
https://docs.google.com/document
Warto ich używać, bo są multiplatformowe i dostępne z przeglądarki. Dają się zapisywać jako pliki PDF. Nikt ze współpracowników nie będzie miał problemów z otworzeniem konkretnego formatu, wszyscy będą równi. - Video rozmowy. To jest chyba najbardziej popularna funkcja. Rozmawianie w taki sposób, żeby mieć namiastkę „ważnych spotkań”. Najłatwiej jest zorganizować video rozmowy za pomocą Facebook Messenger. Jest to rozwiązanie „amatorskie”, ale dzięki temu, że bardzo wiele osób używa Faceboooka prywatnie, to łatwo taką rozmowę stworzyć. Nikt nie musi instalować dodatkowych programów.
Jednak więcej możecie oczekiwać po Google Hangouts czy Skype. - Zarządzanie projektami – wbrew pozorom w pracy każde zadanie może być „projektem”. Jeśli do tej pory do wykonania swojej pracy potrzebowałeś rozmowy z kilkoma osobami, to warto użyć usług typu Jira, albo Asana, Basecamp.
Praca zdalna to nie rurki z kremem. Jeśli nie masz jako zespół doświadczenia w pracy zdalnej, to pierwsza zasada brzmi tak: SZANUJ CZAS SWOICH WSPÓŁPRACOWNIKÓW.
To co może poczekać, niech poczeka. To o co można zapytać bez dzwonienia, niech będzie zapytane za pomocą wiadomości. - E-mail – jeśli w pracy macie kulturę pracy na e-mailach to super, ale finalnie e-mail jest problematyczny i generuje problemy.
Używaj e-maila do zadań nie wymagających szybkiego czasu reakcji. E-mail lepiej zamienić na którąś z usług wymienionych w punkcie wyżej. Dużo lepiej sprawdza się komunikator typu Slack.
Większość e-maili nie ma większego sensu niż „zabezpieczenie się” przed problemami w projekcie. Nazywa się to dupokryjkami etc.
Kto nie wysyłał w korpo e-maila o 23:59, żeby data w wiadomości wskazywała dzień wcześniej? 😉 Aktualne warunki powinny wybijać takie akcje z głowy. Albo pracujecie szczerze i opieracie się na prawdzie, albo zdalna praca przyniesie Wam frustracje. - OKREŚLAJ terminy. Pracujesz zdalnie, więc nie możesz szybko zapytać współpracowników „na kiedy chcesz mieć zrobione to moje zadanie?”. W każdym z narzędzi używaj ustawiania terminów/dat. Im lepiej ustawisz terminy, tym lepiej będzie szła praca.
- Przypomnienia. Przypomnienia o deadline’ach są super – nie zapomnisz o niczym. Ale przypomnienia z social mediów, przypomnienia o spamowych mailach to Twój największy wróg – bo jest to coś co psuje Twoje skupienie.
A bez skupienia najprostsze zadanie potrafi ciągnąć się godzinami. Jak pracujesz w domu, to głównym wrogiem jest brak skupienia na pracy. Powiadomienia to według mnie jeden z najtrudniejszych problemów. Jeśli wiesz już, że będziesz pracować z domu – wejdź w ustawienia telefonu i wyłącz powiadomienia bezsensowne, a zostaw te które są potrzebne.
